Reduzir custos com facilities não deve (e não precisa!) significar cortes e queda na qualidade.

Reduzir os custos operacionais e administrativos é um tema que está sempre em pauta na vida de um gestor de facilities. Em momentos de grandes desafios, como o atual, muito impactado pelos efeitos da pandemia nos espaços corporativos e em alguns segmentos de negócio, essa demanda está ainda mais presente. Mas como reduzir custos com facilities e, ao mesmo tempo, manter o princípio da atuação desse profissional – garantir o bem-estar das pessoas em uma edificação eficiente?

Confira a seguir 6 oportunidades que permitem realizar essa equação, sem cair no erro do “barato que sai caro”. Algumas ações requerem algum tipo de investimento, com retorno a longo prazo, enquanto outras, apenas pequenas atitudes a custo zero. 

Como reduzir custos com facilities?

1. Monitoramento e melhoria contínuos

O primeiro passo para otimizar os recursos é ter os mecanismos de monitoramento, que vão lhe permitir tomar decisões assertivas baseadas em dados e não em achismos ou por modismo.

Mais que ter acesso a essas informações, é preciso fazer análises constantes, sempre tendo em vista não só os resultados a curto prazo, mas também a médio e longo prazos. Os gestores de facilities devem ver cada uma de suas decisões como um investimento futuro: se está bom, pode melhorar.

Pesquise, faça um benchmark com outros setores, participe de feiras e congressos para conhecer novos serviços, estratégias, equipamentos e ferramentas tecnológicas, principalmente as autônomas, que podem impactar na redução de custos na gestão de facilities. 

2. Invista em tecnologias

Cada vez mais a tecnologia está presente no dia a dia de qualquer trabalhador e em praticamente todos os setores devido aos benefícios que ela representa, como a realização de atividades em escala, realizadas em menor tempo e dentro de um padrão pré-estabelecido, mais segurança para as pessoas, entre outros.

 Os Robôs Móveis Autônomos que fazem limpeza e a tecnologia touchless, que auxilia nas diversas áreas de um condomínio, são bons exemplos de tecnologias mais sofisticadas presentes em edifícios comerciais.

Porém, tecnologias mais simples, como as videoconferências para fazer reuniões virtuais, por exemplo, já permitem uma economia de combustível para deslocamentos que podem ser evitados.

O aplicativo Kantan, desenvolvido pelo Grupo Paineiras e oferecido com exclusividade a seus clientes, é outro exemplo de como uma solução simples pode contribuir para os resultados da gestão de facilities. Por meio dele, é possível acompanhar quantitativa e qualitativamente os serviços profissionais prestados. A praticidade, customização e agilidade que o aplicativo oferece deixa evidente o quanto ele pode agregar, tanto para melhorar a performance quanto na tomada de decisões estratégicas.

3. Invista em treinamento e capacitação

Com pessoas treinadas e devidamente capacitadas para a realização de suas atividades, você reduz a probabilidade de erros, retrabalhos desnecessários e uso indevido de equipamentos e produtos, que podem resultar em desperdícios e acidentes.

Com uma empresa especializada em serviços terceirizados, além de ter a garantia dessa execução profissionalizada, você não precisa destinar recursos financeiros para esse fim. No Grupo Paineiras, treinamento e capacitação é um pilar estratégico, como conta nossa CEO Nathalia Ueno, tanto que nossa história se entrelaça à criação da primeira escola de formação de profissionais da limpeza, que deu origem à Fundação da Unidade Nacional de Formação do Mercado Brasileiro de Limpeza Profissional, a Fundação UniAbralimp.

Além das técnicas e métodos profissionais, os treinamentos também englobam questões relacionadas a produtos químicos utilizados na limpeza, a importância do uso dos Equipamentos de Proteção Individuais (EPIs), as posturas adequadas para execução das tarefas, entre outros aspectos da segurança e saúde no trabalho.

4. Aposte em eficiência energética

Tomadas, computadores, ar-condicionado, servidores, telefones, elevadores, equipamentos de ar-condicionado, enfim, são tantos equipamentos em um condomínio comercial que demandam energia, que os custos com energia elétrica têm um impacto relevante nas contas.

Focar em eficiência energética, portanto, é um bom caminho para alcançar a redução de custos. Como sugestão, indicamos o Guia interativo de Eficiência Energética em Edificações, desenvolvido pela SindusCon-SP em colaboração com o Ministério de Minas e Energia e apoio da Cooperação Alemã para o Desenvolvimento Sustentável, por meio da Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH.

5. Conte com a terceirização

Terceirizar as atividades-meio para empresas profissionais especializadas, por meio de uma relação pautada na transparência, ética e com SLAs bem definidos, oferece diversos benefícios. Por um lado, são vantagens econômicas, como redução de custos com encargos trabalhistas, uso otimizado de produtos profissionais e, portanto, eficientes, e ausência de custos com treinamento e capacitação, como mostramos anteriormente. Por outro lado, traz vantagens que, indiretamente, também impactam na redução dos custos, como a possibilidade de focar no core business. Em resumo:

  • Mais tempo para dedicação ao core business da empresa; 
  • Mais eficiência na execução dos serviços;
  • Economia, se levarmos em conta despesas com pessoal, uso adequado de material e equipamentos e treinamento de equipe.

6. Gestão integrada é estratégica para reduzir custos com facilities

Quando o tema é gestão de facilities, uma área tão diversa, ampla e transversal, integração está intrinsicamente relacionada à eficiência que, por sua vez, reflete em otimização de recursos, redução de custo e sustentabilidade. Confira aqui o post “gestão integrada – otimização e performance na prestação de serviços terceirizados”.

Se você quer saber mais sobre as vantagens de integrar diferentes serviços e contar com uma empresa especializada, fale com um de nossos consultores.