Conciliar a Copa do Mundo às rotinas das empresas requer planejamento dos facilities antes, durante e depois do evento. Confira!

Esse ano, um dos eventos esportivos mais aclamados pelo povo brasileiro será sediado no Catar, país localizado na Ásia Ocidental. Os jogos estão programados para acontecer entre 20 de novembro e 18 de dezembro, com um detalhe que impacta diretamente o universo corporativo: todos os jogos da fase de grupos irão acontecer em horário comercial.

Embora os dias de jogos do Brasil não sejam considerados feriados e as empresas não sejam obrigadas a conceder folgas para os colaboradores, muitas organizações flexibilizam a jornada de trabalho ou suspendem suas atividades no período das partidas para atender aos interesses coletivos de acompanhar um evento que acontece apenas de quatro em quatro anos. Mas por trás de uma simples atitude, há uma série de questões e cuidados que precisam ser levados em conta pelos gestores dos espaços corporativos, responsáveis pelos serviços de facilities. Confira a seguir!

Por que realizar a Copa do Mundo na empresa?

A Copa do Mundo é um dos eventos esportivos mais importantes do planeta, atingindo cerca de 3,5 bilhões de pessoas globalmente. No Brasil, o evento tem ainda mais relevância devido aos laços culturais com a modalidade esportiva, tanto que ficou conhecido como o País do futebol. Além disso, a seleção brasileira chega à Copa como uma das favoritas ao título, trilhando o caminho em busca do hexa.

Nesse cenário, é quase impossível que o campeonato não permeie o ambiente corporativo. Embora a legislação não determine às empresas a obrigação de dar folgas durante o evento, incluir as datas no calendário é uma oportunidade para gestores criarem ações ligadas ao tema, promovendo integração, diversão e interatividade, o que contribui para a melhora do clima organizacional. As empresas podem, portanto, estabelecer acordos com os colaboradores para permitir que assistam aos jogos na própria empresa.

Quais pontos o gestor deve levar em consideração?

Uma boa ação de Copa do Mundo na empresa não ocorre sem organização. O gestor de facilities precisa analisar uma série de fatores para oferecer uma experiência completa sem deixar de lado a ordem e harmonia dentro da organização. Entre os principais tópicos que devem ser estudados estão:

1. Alinhamento com líderes e gestores

Para evitar o surgimento de uma insatisfação das lideranças e dos colaboradores, que pode ter o efeito contrário ao esperado, gerando um clima de tensão e desentendimento, o ideal é que o diálogo entre em campo. Os gestores precisam ser informados antecipadamente sobre o desejo dos colaboradores de acompanharem os jogos para que tenham tempo hábil de reorganizar o fluxo de trabalho, bem como elencar as demandas e entregas prioritárias. A partir desse alinhamento inicial, será possível definir a melhor estratégia a ser seguida, apoiada nos aspectos legais, motivacionais e comportamentais.

O firmamento de um acordo transparente e bem definido é essencial para que haja o entendimento da situação entre ambas as partes a fim de impedir problemas futuros ligados à produtividade. Neste tratado, por exemplo, deve ser pontuado se o colaborador terá ou não que compensar o horário em que houve a paralisação das atividades para assistir aos jogos, avaliar as entregas previstas para o dia e horário e sua urgência para decidir como elas podem ser dirimidas, se há flexibilidade de prazo ou não, entre outros fatores relacionados ao dia a dia da operação.

2. Comunicação interna

Qualquer iniciativa deve ser comunicada de forma clara a toda a equipe. Por isso, a campanha de comunicação interna com o tema de Copa do Mundo precisa informar o que será ou não permitido, como irá funcionar a empresa durante os momentos dos jogos, qual a dinâmica, duração e regras das ações relacionadas ao tema. As ações como os comunicados e resultados podem estimular as pessoas e criar maior engajamento entre elas.

É necessário alinhar também o dress code a fim de discutir se será permitido o uso de camisetas das seleções, bermudas, chinelos ou pintura nos rostos. Se possível, a empresa também pode presentear os colaboradores com camisetas temáticas ou camisetas da seleção personalizadas com os nomes de cada pessoa para conferir um clima ainda mais festivo, proporcionando o sentimento de brincadeira dentro da equipe e, de certa forma, impondo amigavelmente os limites esperados.

3. Informar fornecedores e clientes

Caso a empresa costume atender a muitos clientes e fornecedores, seja presencialmente ou virtualmente, é preciso informá-los também sobre a pausa no período dos jogos. Se não for viável parar completamente as operações, os gestores podem escalar uma equipe de plantão para fazer esses atendimentos.

Portanto, o ideal é comunicar aos stakeholders que a empresa irá trabalhar com equipe reduzida. Assim, eles irão saber qual o melhor horário para entrar em contato.

4. Bons modos

Cada um tem seu jeito de torcer, mas é fundamental pontuar a importância do respeito durante os jogos. Sendo assim, é preciso preparar conteúdos corporativos para reforçar os bons modos, incluindo não ofender o próximo, tomar cuidado com os palavrões e reações exageradas, não se estressar de modo exacerbado nem ficar de mau humor pelo resto do expediente. A ideia é que as pessoas aproveitem o momento para se divertir e descontrair.

5. Espaço para assistir a Copa do Mundo na empresa

Uma vez que os líderes permitiram e estão cientes da realização da Copa do Mundo na empresa, é preciso preparar um espaço interno para que os colaboradores assistam aos jogos na própria sede. Então, organizar o local e providenciar a estrutura necessária para esse momento deve ser um dos principais focos na lista do FM.

Componentes como televisão, projetor, internet e cadeiras para que todos fiquem confortáveis, por exemplo, devem ser considerados no planejamento. Para deixar o clima mais agradável, a empresa ainda pode organizar um coffee break ou fornecer alguns petiscos para consumo durante as partidas.

Caso não seja possível assistir aos jogos dentro da empresa, por motivos como falta de espaço, uma alternativa é convidar os colaboradores para assistirem em outro local, como um boteco, restaurante, uma quadra de futebol ou até mesmo alugar um espaço para as equipes aproveitarem esse período juntas. Por isso, a ação, como qualquer outra, requer um planejamento formal, pois também demanda alocação de recursos não só financeiros como também pessoais e estruturais. Então, nada de deixar para os 45 do segundo tempo!

6. Decoração no clima da Copa

Para fazer uma Copa do Mundo na empresa, o gestor de facilities não pode esquecer de adicionar adereços que remetem ao evento para que o clima futebolístico possa contagiar o ambiente. Bandeirinhas verdes e amarelas penduradas no teto, bandeiras de todos os países participantes pelos corredores, balões espalhados pelos setores em dias de jogos ou bolas de futebol pelos departamentos, vale deixar a criatividade fluir, mas sem deixar de lado as questões  orçamentárias e técnicas. Por exemplo, é preciso avaliar como as bandeiras serão penduradas para que não haja impacto na estrutura ou estética das paredes e forros e, se for o caso, já programar uma manutenção corretiva após a utilização, prevendo seu custo e o impacto no dia a dia. Afinal pregos e fitas sempre deixam suas marcas!

7. Serviços profissionais terceirizados

É nessas horas que contar com o apoio de empresas prestadoras de serviços profissionais terceirizadas, mais uma vez, se destaca. Com toda mobilização necessária, o gestor de facilities precisará correr contra o tempo para colocar a casa em ordem novamente, após as partidas. Neste caso, vale alinhar com as empresas que prestam serviços essenciais de facilities e que devem ser mais demandados, como limpeza e conservação, para que sejam criados planos de trabalho específicos de acordo com o momento, podendo até ser necessária a alocação de uma equipe maior para o trabalho.

Dinâmicas pós-partidas

Ao final das partidas, é preciso que os colaboradores assimilem que está na hora de voltar para as suas funções. Para que essa transição seja feita, pode-se realizar uma pequena mesa redonda com o objetivo de provocar reflexões e aprendizados sobre trabalho em equipe, times de alta performance e resultados, já que o esporte proporciona inúmeras metáforas que podem ser aplicadas no ambiente organizacional.

Desse modo, a Copa do Mundo surge como um cenário que pode trazer mais motivação e engajamento entre colaboradores, podendo ser um fator positivo para impulsionar o clima interno e aproximar gestores e equipes, levando ao aumento de resultados e progresso na empresa.