No Brasil, o espaço de trabalho rotativo já é uma realidade Muitas empresas já aderem ao novo modelo.

Após dois anos de trabalho remoto devido à pandemia, o cenário de trabalho presencial mudou. Empresas de diversos portes já estão adotando medidas que permitem que apenas uma parcela de seus funcionários esteja presente no ambiente de trabalho ao longo da semana. Essa disposição permite que a equipe visite o escritório sem ter que se preocupar em compartilhar o ambiente com muitos outros funcionários.

O chamado espaço de trabalho rotativo permite que apenas parte dos funcionários esteja no escritório por dia, criando um ambiente mais seguro e menos lotado. Saiba mais sobre a prática a seguir.

O que é o espaço de trabalho rotativo nos escritórios?

O espaço rotativo é uma estratégia de ocupação de escritórios em que somente uma parcela da equipe fica presente no local de trabalho em um determinado dia. Isso é conhecido como regime híbrido, que combina o trabalho remoto com o presencial.

O objetivo é fornecer um ambiente seguro e confortável para os colaboradores, além de ajudar as empresas a se adaptarem às mudanças no modelo de trabalho pós-pandemia.

Benefícios do espaço de trabalho rotativo

Uma pesquisa da Gartner revelou que o aumento nas reuniões virtuais resultou em exaustão emocional e redução de desempenho dos funcionários em até 33%. Além disso, muitos sentem a necessidade de retornar ao ambiente de trabalho físico por alguns dias para se conectar com a equipe e participar de reuniões presenciais.

Nesse contexto, os gestores devem considerar as necessidades de saúde, segurança e bem-estar das pessoas, além de planejar e distribuir a força de trabalho. O modelo rotativo pode ser uma solução mais agradável, unindo as vantagens do trabalho remoto e do escritório, tanto para os colaboradores quanto para as empresas. Entre os benefícios de adotar este modelo estão:

1. Redução dos custos com escritórios e outros gastos corporativos

As empresas estão constantemente procurando maneiras de reduzir seus custos e aumentar sua eficiência. Com o advento do trabalho remoto durante a pandemia, muitas empresas descobriram que podem economizar em gastos com escritórios e outras despesas corporativas. Aluguel de escritórios, mobiliário, energia e outras despesas fixas são significativas, mas podem ser reduzidas quando uma parte dos funcionários trabalha de casa.

Além disso, as empresas também podem economizar com outros gastos, como refeições fora de casa, viagens de negócios e material de escritório. Com menos pessoas precisando se deslocar diariamente, as empresas também podem reduzir seus custos com transporte e estacionamento.

As corporações devem equilibrar as economias visando também manter o bem-estar e a produtividade dos funcionários.

2. Aumento da produtividade e da colaboração entre equipes

A adaptação ao trabalho remoto trouxe muitas mudanças para as empresas, incluindo uma revisão do modo como a produtividade e a colaboração são avaliadas. Ao permitir que os funcionários trabalhem de qualquer lugar e a qualquer hora, as empresas estão descobrindo que a produtividade aumentou e que a colaboração entre equipes melhorou.

Um dos fatores que contribuem para o elevado rendimento é a eliminação dos deslocamentos diários de toda a equipe, o que permite que os colaboradores ganhem tempo e se concentrem em tarefas importantes.

A colaboração entre equipes também melhorou com o espaço de trabalho rotativo, pois as ferramentas de comunicação e colaboração digital tornam mais fácil o compartilhamento de ideias e o trabalho em conjunto. Isso aumenta a eficiência e a produtividade, além de fomentar a inovação e o crescimento da empresa.

Outro ponto relevante a se considerar é que quando ocorrem as reuniões presenciais há maior sinergia entre as equipes, devido ao baixo movimento no espaço físico, permitindo um local mais propício às boas ideias. Isso permite que haja uma colaboração mais eficiente, aumentando a velocidade e a qualidade do trabalho.

Porém, é fundamental destacar que o aumento da produtividade e da colaboração não é automático e depende de uma gestão do espaço adequada por parte das empresas.

3. Diminuição do estresse relacionado ao trabalho e aumento da satisfação

Com a adoção do espaço de trabalho rotativo, muitos profissionais estão experimentando uma redução no estresse ocupacional. Sem a pressão de ter que se deslocar diariamente para o escritório, os trabalhadores têm mais tempo para se concentrar em suas tarefas e priorizar sua saúde e bem-estar. Além disso, as flexibilidades de horário e local de trabalho permitem que os mesmos encontrem um equilíbrio entre sua vida pessoal e profissional.

Outra vantagem do espaço rotativo é a possibilidade de se trabalhar em um ambiente mais confortável e relativamente calmo, em razão da redução da quantidade de pessoas no espaço físico, o que aumenta a motivação e a satisfação dos colaboradores.

4. Uso da infraestrutura

A infraestrutura de um escritório é composta por todos os equipamentos, instalações e serviços necessários para o funcionamento diário de uma empresa. Isso inclui itens como mobiliário, tecnologia, sistemas de iluminação e aquecimento, segurança e instalações sanitárias.

Neste cenário, as casas não possuem todo o aparato devido para uma produção sólida e efetiva. Portanto, com o espaço de trabalho rotativo, os colaboradores conseguem usufruir dos benefícios do home office, mas também de uma boa infraestrutura do escritório, criando um ambiente de trabalho eficiente e produtivo.

Além disso, ter um endereço comercial também pode ajudar a fortalecer a imagem da empresa perante clientes, parceiros e investidores, já que há um local adequado para reuniões com todos os stakeholders.

Como impulsionar os resultados com o espaço rotativo nos escritórios?

A verdade é que o modelo de espaço rotativo nos escritórios é uma tendência que veio para ficar. Por isso, é crucial compreender as melhores abordagens para este tipo de trabalho, com o objetivo de maximizar os resultados, por exemplo:

  • Elaborar um plano de ação para cada setor: ter metas e serviços bem definidos é fundamental para o sucesso da organização. Isso permite que cada equipe tenha clareza sobre suas responsabilidades e objetivos, e trabalhe de maneira coesa para alcançá-los;
  • Alinhamento com os colaboradores: no modelo rotativo, é crucial que todos estejam por dentro dos objetivos e metas que a companhia já possui para minimizar as chances de ruídos na comunicação e nos processos das operações;
  • Oferecer os equipamentos necessários: Essa é a necessidade básica que o colaborador terá neste momento. Sendo assim, a empresa deve fornecer todos os itens que ele precisará para executar suas tarefas diárias;
  • Oferecer um ambiente limpo, organizado e produtivo: já que a infraestrutura é um dos diferenciais do espaço corporativo, mantê-lo em condições plenas de funcionamento é essencial, isso vai desde a limpeza até a manutenção preventiva dos equipamentos. Neste caso, contar com uma empresa terceirizada profissional é essencial para manter tudo em ordem, sem demandar mais tempo de gestão e treinamento de pessoas, além de reduzir os custos decorrentes de mão-de-obra qualificada. 
  • Suporte ao colaborador: a empresa precisa ajudar e saber se o funcionário está ou não se adaptando ao modelo adotado pela empresa a fim de evitar perda de produtividade.

Em suma, todos esses novos ajustes parecem desafiadores, mas em longo prazo fica claro que o esforço é compensador. Desse modo, o espaço de trabalho rotativo é ideal para empresas que desejam ter um time de colaboradores potente, com boas ideias e que saibam se comunicar com seu público.