Fazer mais com menos e melhor já é um termo bastante usual no meio empresarial, especialmente, na área de facilities. A realidade da pandemia com alto impacto no cenário financeiro deixou essa busca por redução de custos ainda mais evidente. Mas as demandas geradas pelo “novo normal”, por sua vez, exigem mais cuidados na gestão das edificações e mais cautela na hora de cortar os custos. O caminho é otimizar recursos com estratégia e visão de médio e longo prazos. Para ter sucesso nessa jornada, alguns passos são fundamentais:

1. Análise dos serviços de facilities

Primeira ação indispensável para evitar cortes de recursos importantes, que podem ter impacto na qualidade dos serviços e até na segurança e no bem estar das pessoas, é avaliar como as coisas são feitas.

Para isso, é necessário ir a campo, observar os processos, os equipamentos e produtos utilizados, o tempo investido em cada ação, perguntar à equipe que está no dia a dia a razão de as coisas serem feitas como são, questioná-la sobre os desafios que enfrenta e as sugestões de soluções para tornar a prestação de serviço mais eficiente. Afinal, são esses profissionais que estão em contato direto com o público final e vivem na pele a dinâmica da rotina.

2. Revisão do uso de materiais na prestação de serviços

Com o diagnóstico feito, será possível identificar oportunidades de economia sem impacto na qualidade. Os produtos utilizados na limpeza e a forma como eles são aplicados costumam ser oportunidades em potencial. Usar o produto adequado, além de ser mais seguro para as pessoas, garante mais vida útil aos equipamentos, móveis e materiais, preservando o patrimônio, e é menos nocivo ao meio ambiente. Com o produto adequado você também pode economizar, seja por dispensar o uso de mais de uma opção, seja pelo tempo dedicado na limpeza, que passa a ser menor com a aplicação de apenas uma solução, que seja eficiente.

Também é importante avaliar e fazer a correta gestão desses produtos e utensílios, para evitar perdas e desperdícios, seja no processo de limpeza, na validade dos itens em estoque, em compras desnecessárias ou em falta de itens, o que pode levar a compras de emergência, que são mais dispendiosas.

3. Mecanização de processos

Às vezes, um único equipamento é capaz de reduzir o número de profissionais dedicado, exclusivamente, a uma tarefa, com mais conforto ergonômico, e em um tempo de execução muito menor. Foi o que aconteceu, por exemplo, em um dos clientes do Grupo Paineiras – especializado em serviços terceirizados de limpeza e conservação, manutenção e segurança patrimonial. A mecanização dos processos e até a automação robótica para tarefas repetitivas e perigosas pode reduzir não só os custos, mas também a exposição a riscos.

A tecnologia também é uma grande aliada no monitoramento. Um exemplo é o sistema de QR Code já utilizado pelo grupo Paineiras. Como mostramos neste post, ele permite o acompanhamento em tempo real das tarefas executadas, inclusive, com registros por fotos, áudios e vídeos. E ainda tem a versão que possibilita a abertura de chamado por qualquer pessoa com smartphone.

4. Mudança cultural

A adoção dos conceitos de clean days e self cleaning também pode ajudar a reduzir custos. O clean day é, literalmente, o dia da limpeza para todos os colaboradores. Trata-se de uma vez por mês ou por semana, previamente agendado e comunicado, em que todos devem dedicar alguns minutos de seu dia de trabalho para limpar sua mesa, descartar lixo e se desfazer de materiais desnecessários. Já o self cleaning se refere ao processo contínuo de participação dos colaboradores na conservação e higienização das estações de trabalho. A empresa deve dar fácil acesso ao produto e ao pano para que cada um limpe suas mesas. Assim, além de economizar o tempo de um profissional dedicado, você aumenta a higienização com limpezas mais frequentes e a sensação de segurança. Para que o conceito tenha sucesso, é importante orientar e engajar as pessoas no processo, além de fazer a gestão e o acompanhamento do uso dos materiais.

5. Terceirização dos serviços

Caso a sua empresa não terceirize os serviços que estão fora do core-business, vale a pena fazer um estudo acerca da terceirização – uma forma legal de contratar os serviços que estão além da atividade-fim com uma empresa especializada. Assim, você tem profissionais altamente treinados para realizar essas tarefas, não precisa se preocupar com a gestão de equipe e os custos que a envolvem, nem com os processos de recrutamento e seleção, que ficam a cargo da empresa contratada, e ainda ganha tempo para se dedicar a tarefas mais estratégicas da sua atividade-fim.

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